A. Latar Belakang
Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru memiliki beberapa seksi, diantaranya, seksi zakat waqaf, penamas, urais, pekapontren, mapenda dan seksi haji. Kantor Kankemenag adalah merupakan lembaga atau instansi yang memberikan pelayanan bagi setiap masyarakat khususnya pelayanan agama.
Keberadaannya di tengah–tengah masyarakat sangat diharapkan , mengingat ummat Islam adalah mayoritas di negeri ini. Hal ini terlihat ketika tingginya frekwensi masyarakat yang selalu membutuhkan pelayanan, khususnya pelayanan tentang penyelenggaraan haji. Sehingga setiap tahun pemerintah dalam hal ini Kementerian Agama terus berupaya untuk meningkatkan pelayanan dan memberikan perlindungan terhadap masyarakat yang bermaksud untuk menunaikan ibadah haji
Penyelenggaraaan ibadah haji telah diatur dalam Undang-undang No. 13 Tahun 2008. [1] Penyelengaraan Ibadah haji di Indonesia merupakan salah satu bentuk pelayanan public yang banyak mendapat perhatian dari berbagai lapisan masyarakat.
Operasional penyelenggaraan ibadah haji yang besar dan berjalan dengan cepat memerlukan kebijakan yang tepat dan dikomunikasikan secara tepat dan cepat pula kepada masyarakat. Merespon permasalahan tersebut, kementerian agama telah menetapkan adanya Pusat Informasi Haji (PIH) untuk tingkat propinsi dan Kabupaten /Kota sebagaimana tertuang dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 271 Tahun 1999 dengan tugas pokoknya memberikan pelayanan informasi haji kepada ummat Islam, khususnya calon jamaah haji[2]
Informasi dan Tekhnologi (IT) adalah sesuatu yang tidak dapat terpisahkan dalam kehidupan modern seperti hari ini, salah satunya adalah penguasaan komputerisasi. Komputer adalah sistem yang dirancang untuk mempermudah dan mempercepat proses kerja, sehingga pola-pola lama (manual) tidak layak lagi untuk diterapkan.
Kemampuan dalam menggunakan IT untuk percepatan sistem kerja merupakan bagian dari tujuan organisasi. Karena organisasi manapun memiliki cara-cara untuk memajukan organisasinya, tentunya ini merupakan langkah-langkah strategis dan IT merupakan bagian dari faktor lingkungan.
Sering terdengar suara yang mengatakan bahwa abad ke-20 ini merupakan abad tekhnologi. Suara demikian timbul karena dipandang suatu kenyataan bahwa sepanjang sejarah ummat manusia, tekhnologi belum pernah tumbuh dan berkembang sepesat sekarang ini. Pertumbuhan dan perkembangan tekhnologi yang demikian pesatnya sudah barang tentu berkaitan langsung dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang amat pesat pula.[3]
Tekhnologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik, dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa tekhnologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, yang juga menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam melaksanakan seluruh kegiatan.[4]
Kembali pada proses penyelesaian dokumen penyelenggaraan ibadah haji di Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru, selama ini telah menggunakan tekhnologi komputer namun dianggap belum efektif karena tidak semua staf yang ada mampu mengoperasionalkan komputer secara baik dan benar. Padahal jamaah haji Kota Pekanbaru merupakan jumlah yang terbanyak setiap tahunnya diberangkatkan jika dibandingkan dengan jamaah di kota/kabupaten lainnya. Tentu dalam hal ini sangat memerlukan tenaga komputer handal dalam melakukan kerja cepat , benar dan akurat.
B. PERMASALAHAN
1. Minimnya kemampuan mengoperasionalkan Komputer oleh karyawan pada staf haji di KANKEMENAG Kota Pekanbaru.
2. Komputer belum memenuhi standar cukup, karena jumlahnya yang masih terbatas.
3. Penyimpanan dokumen belum memadai seperti lemari dan berankas.
C. PEMBAHASAN
Setelah melihat berbagai fenomena yang terjadi di kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru khususnya mengenai penyelenggaraan Ibadah haji, jika dihubungkan dengan teori-teori organisasi ternyata masih jauh dari harapan. Tentunya ini akan berdampak pada efektif dan efisien serta mandulnya inovasi dalam instansi tersebut. Oleh karena itu harus dicarikan solusi sebagai upaya pemecahan dari permasalahan tersebut.
Dokumen haji dalam bentuk paspor harus mendapat perhatian ektsra, sebab paspor tersebut dikeluarkan oleh KANIM setelah itu diserahkan ke KANKEMENAG Kota Pekanbaru lalu dikirim langsung ke KANKEMENAG pusat untuk pemvisaan. Selama paspor tersebut berada di KANKEMENAG Kota Pekanbaru maka harus disimpan di berangkas demi alasan keamanan. Sebab sekiranya papor tersebut rusak ataupun hilang tentu ini akan berakibat fatal.
Dokumen lainnya dalam bentuk pengamanan data, maka dalam hal ini diperlukan tenaga handal yang mampu mengoperasionalkan komputer. Hal ini akan lebih baik tidak hanya di pahami oleh satu atau dua orang semata, namun idealnya seluruh staf mampu melakukannya. Jadi sekiranya yang satu berhalangan, maka pekerjaan tersebut dapat diambil alih oleh yang lainnya dengan tidak mengganggu system yang sedang berjalan. Kemudian komputer itu sendiri tidak hanya cukup 1 atau 2 unit, akan tetapi dapat dicukupkan sesuai kebutuhan apalagi untuk urusan haji di KANKEMENAG Kota Pekanbaru.
Tentang dokumen yang bersifat lembaran-lembaran seperti BPIH, SPPH, SPMA dan lain sebagainya harus ditempatkan pada lemari yang tersedia dengan kapasitas memadai dan tentunya dimungkinkan dapat menyimpan dokumen dalam jumlah yang banyak. Sehingga kantor menjadi tertata, semangat bekerja menjadi hidup dan yang lebih terpenting keamanan segala dokumen akan terjaga.
Dalam suatu kerja organisasi di zaman ini, maka tekhnologi tidak dapat dikesampingkan. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.
Teknologi computer dewasa ini sudah menyusup ke berbagai segi kehidupan organisasi. Jika secara tradisional peranan komputer terbatas pada aflikasi yang sifatnya mudah dan sederhana, seperti mengolah data kepegawaian, data keuangan dan data logistic, dewasa ini tidak lagi demikian halnya. Aplikasi yang sangat canggih, seperti dalam perhitungan yang sangat rumit dalam mengelola proyek yang besar, dalam peluncuran roket, dalam peluncuran pesawat luar angkasa, dalam pengiriman manusia ke bulan dan membawanya kembali ke bumi dengan selamat[5]. Dalam bidang kedokteran, dan lain sebagainya.
Setiap karyawan hendaklah memiliki kemampuan di bidang IT, sehingga akan mempermudah system kerja dalam organisasi. Sudah tidak diragukan lagi setiap organisasi dewasa ini telah menggunakan tekhnologi yang bermacam-macam dari yang paling sederhana sampai dengan yang paling canggih. Hal ini perlu diperhitungkan dalam pengembangan sumberdaya manusia dalam. Pengembangan sumber daya manusia di sini diperlukan, baik untuk mempersiapkan organisasi tersebut tenaga guna menangani atau mengoperasikan tekhnologi itu, atau mungkin terjadinya otomatisasi kegiatan-kegiatan yang semula oleh manusia.[6]
Sehubungan dengan tekhnologi dalam organisasi dan perusahaan telah dilakukan penelitian oleh beberapa ahli yang menerangkan tingkat keberhasilan perusahaan. Hal dimaksud seperti penelitian yang dilakukan oleh Zwerman terhadap 55 buah perusahaan di daerah Minneapolis. Penelitian ini menemukan bahwa beberapa karakteristik struktur organisasi ternyata mempunyai hubungan yang sama terhadap jenis tekhnologi. Beliau menemukan bahwa perusahaan dengan karakteristik struktur yang sesuai terhadap jenis tekhnologinya, umumnya dapat mencapai tingkat keberhasilan yang lebih tinggi.
Penelitian lainnya dilakukan Edward Harvey, yang mengamati 43 perusahaan untuk melihat hubungan antara tekcnologi dengan karakteristik struktur organisasi. Harvey menemukan bahwa banyaknya perubahan bentuk produk perlu diperhitungkan dalam klasifikasi tekhnologi. Dengan definisi tekhnologi tersebut Harvey juga menarik kesimpulan bahwa memang jenis tekhnologi yang digunakan berpengaruh terhadap struktur organisasi. Penelitian ini akhirnya memperlihatkan bahwa organisasi yang produknya serigkali berubah cenderung berbentuk organic.
Pembahasan tentang teknologi organisasi termasuk kepada dimensi organisasi, yakni dimensi Kontekstual. Dimensi ini menggambarkan karakteristik keseluruhan organisasi dan lingkungannya yang terdiri dari :
1. Ukuran Organisasi, yakni menunjukkan besarnya organisasi, yang seringkali dinyatakan dengan jumlah anggota (personil) organisasi
2. Tekhnologi organisasi, yakni menunjukkan jenis dan tingkatan tekhnologi yang digunakan pada fungsi produksi suatu organisasi
3. Lingkungan, yakni menggambarkan keadaan seluruh elemen lingkungan yang terdapat di luar batas-batas organisasi, terutama yang pengaruhnya cukup kuat terhadap organisasi.
Dengan demikian sangat jelas dan terang bagi kita bahwa proses kerja saat ini apalagi memasuki abad 21, maka unsur tekhnologi tidak bisa dikesampingkan. Komputer adalah kebutuhan, maka jika ada individu apalagi seorang karyawan tidak mampu mengoperasionalkan komputer, maka sesungguhya ia telah digilas oleh zaman, karena bukan hanya memperlambat pekerjaan, namun eksistensi sebuah instansi terkesan tidak bonafit. Muda-mudahan semua instansi dan setiap karyawan telah mampu mengoperasionalkan kuputerisasi.
D. KESIMPULAN
1. IT merupakan suatu yang terpenting dalam organisasi demi menyeimbangkan kemajuan zaman.
2. Kemampuan dalam menggunakan IT untuk percepatan sistem kerja merupakan bagian dari tujuan organisasi.
3. Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru bagian pelayanan haji, harus mampu berbenah menyiapkan segala komponen IT dan sumber daya manusia yang handal di bidang IT demi kelancaran proses pekerjaan.
Daftar Pustaka
Departemen Agama RI, Pedoman Penyelesaian Dokumen Haji, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Tahun 2008
Departemen Agama RI, Pusat Informasi Haji Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umroh, Jakarta, 2009,
Sondang P. Siagian, Prof. Dr. Analisis Serta Perumusan Kebijaksanaan dan Strategi Organisasi, cet, ke-2, Gunung agung, Jakarta, 1986.
S.B. Martani Huseini, Pengantar Teori Organisasi Suatu Pendekatan Makro, Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia.
Soekidjo Notoatmodjo, Prof. Dr, Pengembangan Sumber Daya Manusia cet. IV, Rineka Cipta, Jakarta, 2009.
http://www.hdn.or.id/index.php/research/2006/berbagai_definisi_teknologi_informasihari, selasa, 15 Desember 2010 pukul 00. 20..
[1] Departemen Agama RI, Pedoman Penyelesaian Dokumen Haji, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Tahun 2008, hal. 2
[2] Departemen Agama RI, Pusat Informasi Haji Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umroh, Jakarta, 2009, h. 2
[3] Prof. Dr. Sondang P. Siagian, Analisis Serta Perumusan Kebijaksanaan dan Strategi Organisasi, cet, ke 2Gunung Agung, Jakarta, 1986. h. 121
[4] S.B. Martani Huseini, Pengantar Teori Organisasi Suatu Pendekatan Makro, Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia. h . 231
[5] Op. cit, h. 121
[6] Prof. Dr, Soekidjo Notoatmodjo, Pengembangan Sumber Daya Manusia cet IV, Rineka Cipta, Jakarta, 2009. h. 13
Tidak ada komentar:
Posting Komentar